DECLARATION RELATIVE A LA PROTECTION DE LA VIE PRIVEE
Vitafinance SPRL prend vos droits au sérieux en ce qui concerne le respect de votre vie privée et le traitement des données personnelles. Dans ce document, nous vous expliquons quelles sont les données personnelles que nous traitons, de quelle manière et à quelles fins nous les traitons, à qui nous les transmettons éventuellement, combien de temps nous les conservons, comment nous les protégeons et de quels droits vous disposez.
Depuis le 25/05/2018, le nouveau Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) est d’application. Cette déclaration a été rédigée conformément à cette réglementation.
Notre bureau se réserve le droit de modifier cette déclaration et/ou cette policy. Les modifications seront publiées sur le site Web www.vitafinance.be.
Pour plus d'informations, questions ou commentaires concernant notre politique de protection de la vie privée, veuillez contacter notre responsable du traitement des données Vitafinance SPRL et/ou par l’adresse courriel: mcrahay@vitafinance.be.
1. Quelles sont les données personnelles que nous traitons et à quelles fins
Nous traitons vos données personnelles à des fins différentes. Uniquement les données nécessaires aux fins prévues seront traitées.
Les fins pour lesquelles nous traitons des données peuvent différer selon la personne concernée.
* Nous traitons des données personnelles qui sont nécessaires pour l’exécution du contrat où vous êtes partie concernée ou pour l’exécution de mesures qui précèdent la conclusion du contrat et qui ont été prises à votre demande.
Plus précisément, nous traitons les données personnelles suivantes :
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Les données d’identification de nos contractants telles que nom, date de naissance, lieu de naissance, adresse, coordonnées (e-mail, numéro de téléphone,…), dénomination commerciale, numéro d’entreprise, numéro FSMA, numéro de compte bancaire,…
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Les informations nécessaires à l’appréciation du risque à assurer (analyse de vos exigences et besoins) telles que, par exemple, les informations à propos de votre maison dans la cadre d’une assurance incendie, les informations à propos de votre voiture dans le cadre d’une assurance responsabilité civile auto, les informations à propos de la composition de votre ménage dans le cadre d’une assurance responsabilité civile familiale, vos données financières dans le cadre d’une assurance d’investissement ou certaines données médicales dans le cadre d’une assurance hospitalisation.
* Nous traitons également des données personnelles pour respecter certaines obligations juridiques.
Tel que, par exemple, la loi du 18/09/2017 relative à la prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces, qui nous oblige à identifier les clients.
* Nous traitons les données personnelles lorsque cela est nécessaire dans le cadre d’un de nos intérêts légitimes.
Ainsi nous traitons, dans le cadre de la gestion des sinistres, des données personnelles d’entre autres experts, avocats, contreparties, témoins, etc., afin d'assister nos clients de manière appropriée dans la défense de leurs intérêts dans le cadre des dossiers de sinistres.
* Nous traitons des données personnelles sur base de notre intérêt légitime, en tant que société, de la liberté d'entreprise et d'information (par exemple traitement de données à des fins de marketing direct dans le cadre de prospection).
* Finalement, nous pouvons également traiter vos données personnelles lorsque vous nous avez donné votre consentement univoque à cet effet.
2. Méthode de traitement des données
Vitafinance SPRL traite vos données personnelles lorsque vous faites appel à nous en tant que client en vue d’obtenir nos conseils en matière d’assurance, des propositions d’assurances, dans le cadre de travaux préparatoires à la conclusion de contrats d'assurance, du suivi de votre (vos) contrat(s), de la gestion des sinistres.
Vos données sont collectées lorsque vous remplissez nos formulaires (papier) ou lorsque vous nous contactez par voie électronique.
Concernant notre site Web, nous adaptons, pour vous en tant qu'utilisateur, le contenu et la convivialité autant que possible. En outre, nous traitons vos données afin de respecter les obligations découlant de la mise à disposition d'un site Web et de son contenu, et pour vous permettre d'utiliser les applications et services interactifs se trouvant sur ce site Web. Nos clients peuvent utiliser la plate-forme numérique myeasinsure.be.
Lors d'une éventuelle visite de notre site web, il est possible que des cookies soient utilisés. Vous pouvez trouver plus d'informations sur notre politique de gestion des cookies sur notre site Web www.vitafinance.be.
Enfin, il est () possible que nous obtenions des informations personnelles via des tiers.
Si vous êtes fournisseur, nous traitons également vos données dans le cadre de l’exécution du contrat au moment ou vous nous contactez.
En ce qui concerne les données de santé ou les données dites sensibles, nous ne pouvons traiter celles-ci qu'avec votre consentement explicite. Si ces données ne sont pas disponibles, la conclusion et / ou la bonne exécution du contrat peuvent en être perturbées. Nous vous demandons votre consentement au moment où vous devenez client. Si cela ne s'est pas fait, nous vous prions de nous le signaler afin que les mesures nécessaires puissent être prises. Vos données de santé sont traitées dans le cadre de nos activités en tant qu’intermédiaire d'assurance, en particulier pour l'élaboration d'une proposition d'assurance, une demande d’intervention pendant l'exécution de votre contrat et le suivi de celui-ci.
Si nécessaire, ces données seront traitées au moyen d'un traitement entièrement automatisé et sans l'intervention d'un professionnel de la santé, un traitement pour lequel votre autorisation est demandée.
3. Transfert des données aux tiers
Vos données sont essentiellement traitées en interne. Notre bureau a cependant conclu une collaboration avec la SA Willemot à laquelle nous transmettons des données, dans le cadre de notre business.Ceci toutefois uniquement eu égard aux fins de traitement de vos données personnelles.
D’autre part, vos données personnelles doivent être communiquées à des tiers pour l'exécution de notre contrat (ou les mesures qui précèdent la conclusion du contrat) ou pour la mise en œuvre de certaines obligations légales. Les tiers auxquels nous communiquons vos données personnelles pour l'exécution de notre contrat (ou des mesures qui précèdent la conclusion du contrat) sont notamment, toutefois pas exclusivement, les compagnies d'assurance auprès desquelles les offres sont établies et les polices souscrites. Dans cette catégorie, nous pensons également aux experts que nous avons mandatés suite à un sinistre.
Il est possible que nous fassions appel à des tiers pour certains services spécifiques. Dans ce cas, vos données peuvent être transmises à ces tiers, cependant uniquement pour le service concerné et toujours sous le contrôle de notre bureau. Cela pourrait être par exemple un partenaire externe qui nous assiste pour le support technique et le développement de nos outils informatiques.
Parfois, nous sommes obligés légalement de transmettre des données à des tiers. Si des instances de contrôle, tel le FSMA, ou d’autres instances publiques nous demandent ces données nous sommes légalement obligés d’y répondre.
En principe, vos données ne seront pas transmises vers des pays tiers ou à des organisations internationales. Si cela devait néanmoins être le cas à des fins de traitement et si, selon la Commission Européenne, ces tiers ne garantissent pas un niveau adéquat de protection des données personnelles, nous prendrons les mesures de protection appropriées.
4. Conservation des données
Les données qui nous ont été transférées, seront conservées aussi longtemps que nécessaire aux fins prévues.
En particulier dans la mesure où cela est nécessaire pour l'exécution de l'accord ou pour la mise en œuvre des mesures qui précèdent la conclusion de l'accord et qui ont été prises à votre demande; aussi longtemps que cela est nécessaire pour respecter nos obligations légales ou lorsque le traitement est nécessaire sur base de notre intérêt légitime d’éviter des abus.
5. Vos droits
Le nouveau Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous accorde des droits qui doivent vous assurer une protection adéquate.
Vous pouvez toujours consulter les données que nous traitons à votre sujet et les corriger si nécessaire. Il suffit d’adresser une demande via mcrahay@vitafinance.be avec une preuve de votre identité. Nous vous demandons cette preuve afin d’éviter que vos données ne soient communiquées à quelqu’un qui n’y a pas droit.
Vous pouvez également obtenir gratuitement la suppression ou l'interdiction de l'utilisation de toutes vos données personnelles, lorsque celles-ci sont incomplètes ou pas pertinentes tenant compte des fins de traitement, ou dont l'enregistrement, la communication ou le stockage sont interdits, ou qui sont stockées au-delà de la durée autorisée.
Vous pouvez à tout moment vous opposer à l’utilisation de vos données par notre bureau à des fins de marketing direct. Si vous ne souhaitez pas être tenu informé des offres de notre bureau, vous pouvez le signaler via Vitafinance SPRL.
Pour autant que nous traitons vos données uniquement sur base de votre consentement, vous pouvez le révoquer à tout moment en vous adressant à mcrahay@vitafinance.be, après quoi le traitement sera arrêté par nous. Toutes les données qui auront été traitées précédemment sur base de votre consentement restent légitimement traitées.
6. Plainte
Pour plus d'informations, questions ou commentaires concernant notre politique de protection de la vie privée, veuillez contacter notre responsable du traitement des données Vitafinance SPRL et/ou par l’adresse courriel: mcrahay@vitafinance.be.
Si vous estimez que votre question ou plainte n'est pas traitée correctement, vous avez le droit de déposer une plainte. À cet effet vous pouvez contacter à tout moment l’Autorité de Protection des données (Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles). Vous pouvez également vous y rendre pour toutes questions générales concernant le traitement et la protection des données personnelles.